Контроль документов

[Cerise]

"При нынешнем бумажном маразме врядли даже 4 девушки-машинистки (каковых сейчас днём с огнём не сыщешь) не справятся."

Это точно. Полгода учу одного вновь принятого сотрудника составлять 4Е - ё-моё! :) Вроде все понял, сделал. А через неделю...даже догадаться не могу, где будем стопорить в следующий раз! :)

Всем доброго вечера!
приятно находится в кругу понимающих коллег...

Теперь по теме:
мне кажется, коллеги, вы забыли "золотое" правило штабиста: решая проблему, необходимо избавиться от шелухи, вычленить суть и.... быстро-быстро отписаться.....

Я сам штабист, с более чем 12-детним стажем штабной работы.
В соседней ветке уже отписывал: до сих пор не могу понять, чем должен заниматься штаб.

Прежде всего, мне кажется, нужно определиться, о каком штабе мы говорим (рассуждаем)? Штаб штабу - рознь. Особенно это касается тему сравнения нашего штаба и армейского.
Это во-первых.
Во-вторых, я не согласен с формулированными целями и задачами штаба, касательно разработки спец.планов, контроля за их исполнением. Это не штабные обязанности. Из всей массы спец.планов не более 2-х разрабатывается и утверждается нами. Остальные "рожают" службы-исполнители, как, собственно, и исполняют их.

Не знаю, может быть в РФ что-то и изменилось в этом вопросе. Но у нас, в Казахстане, всё так. И система эта не менялась с союзных времен (поменяли лишь "милицию" на "полицию", но это - лирика).

Суть существования штаба (нашего, ментовского), его целей и задач: информационно-аналитическое обеспечение первого руководителя ОВД (он нас курирует, а не его заместители), контроль за исполнением его распоряжений, указаний, приказов, принятых под его руководством оперативными и аппаратными совещаниями решений и т.п.
Тут, как говорится, не убавить и не прибавить.
Здесь я не говорю об оперативном отделе вместе с дежурной частью - у них другие задачи.

Так вот, как правильно заметили наши старшие товарищи, саму суть изложенного, извратили многочисленными реформированиями системы.

Сегодня штаб занимается всем, но только не штабной работой. Она остаётся на потом...
Упала бумажка с надзорного органа - штаб, вперёд (служебное расследование, сбор объяснительных, заключение, решение, проект приказа...).
Упала бумажка от вышестоящего - штаб, вперёд (беготня по службам...).
Упала бумажка от "хозяина" области/города/района, поселка (нужное подчеркнуть) - штаб, вперёд (бежишь в службу - выжимаешь из нею предложения, бежишь к финансистам - выжимаешь из них расчеты под эти предложения...).

Хуже всего, когда прилетают бумажки от "хозяйской паствы"....

Начальник едет к вышестоящему/к нижестоящим - помимо информационно-аналитического мусора строчишь ему выступления/доклады/заключительные слова/слова благодарности (нужное подчеркнуть).

И вот, иногда, сядешь так...у компа, посмотришь в его грустный монитор с тоской и спросишь: и на кой я здесь сижу?

Резюме: контроль штабу нужен! Бесспорно! А вот нужен ли штаб контролю...., тот ещё вопрос....

PS: коллеги, прошу помощи! Пришла бумага от вышестоящего...., требуют дать предложения по нормам положенности штатной численности сотрудников штабных подразделений. Может поможет кто..., советом?

Нужен контроль, нужен. Только вот существующие его формы, мягко говоря, не отвечают предьявляемым требованиям и складывающейся оперативной обстановке. Когда начинают слать вышестоящие 6 отделов штаба каждый массу бумаг на двух сотрудников работающих на земле, то это не контроль, а попытка уничтожить путем выживания того, что еще сохранилось.

Сообщение от Itanol

"
Это точно. Полгода учу одного вновь принятого сотрудника составлять 4Е - ё-моё! :) Вроде все понял, сделал. А через неделю...даже догадаться не могу, где будем стопорить в следующий раз! :)

Не могну не согласиться, бумаго оборот с каждым кварталом уфеличивается в 2 раза (эт по краней мере в нашем УВД).

Контроль то нужен, только кто и что должен контролировать, при такой схеме как написал PAZik штаб в пору на контроль ставить.

Контролировать штаб должен не только исполнение приказов сверху, но и еще исмполнение кучи планов по ГОиЧС и БГ за которые в основном нам банан ставят. Потому что л/с или один из руководителей отработал на неуд. какую-нибудь вводную. Например "Объявлен сбор" или "Крепость", за это несет ответственность штаб и на прямую нач. ГРОВД. Отсюда и надо делать выводы.

Сообщение от Капитан2007

Суть существования штаба (нашего, ментовского), его целей и задач: информационно-аналитическое обеспечение первого руководителя ОВД (он нас курирует, а не его заместители), контроль за исполнением его распоряжений, указаний, приказов, принятых под его руководством оперативными и аппаратными совещаниями решений и т.п.

ИМХО это суть секретариата. Штаб должен решать аналитическо-стратегическое РУКОВОДСТВО службами (службой).

То есть быть посредником между исполнителем и руководителем. А именно изучать информацию полученную от руководителя, необходимую по работе, анализировать ее, затем вырабатывать методики решения проблем, планировать стратегические и тактические операции в виде рекомендаций руководителю, а после утверждения и корректировки их руководителем разрабатывать детали и даты и доводить до исполнителя.

Что получается у нас? полная жопа. Потому что в реалиях штаб интересуют раздутые неправдоподобные статистические отчеты, и он работает, что бы ответить на отчеты вышестоящих организаций и выдумать свои -новые и завалить ими исполнителей, которые вместо нужной и полезной работы вынуждены тратить время на очковтирательство и выработку "стратегии и тактики" работы и операций вместо штаба. ИМХО, надо запомнить три основные посылки работы (конечно в идеале) милиции (полиции, мчс, прокуратуры, фсб и других государственных структур):

1. Все государственные структуры существуют ДЛЯ населения страны, а не наоборот.

2. Все государственные структуры существуют ЗА СЧЕТ населения страны, а не наоборот.

3. Вся иеррахическая лестница и подразделения внутри структур существуют для осуществления целей данных структур, а не наоборот.

В нашей стране эти положения вывернуты наизнанку и очень давно - сразу после ВОСР. И потому все положения и цели вывернуты наизнанку и мораль тоже вывернута.

Сообщение от Арбат

это суть секретариата.

К сожалению нет. В идеале должно быть наверное так, а в жизни.... И потом секретариат теперь ГД и Р называется - группы (отделения, отделы - в зависимости от уровня) делопроизводства и режима.

Сообщение от Арбат

в реалиях штаб интересуют раздутые неправдоподобные статистические отчеты, и он работает, что бы ответить на отчеты вышестоящих организаций и выдумать свои -новые и завалить ими исполнителей, которые вместо нужной и полезной работы

Поверь, мне, на низу, нахрен (извиняюсь) всё это не надо, чес-слово. Это необходимо господам из МВД, чтоб хоть каким-нибудь макаром оправдать своё нахождение в том кресле в котором он (они, она...) сидит.
Пример. Может несколько и не правильный, не знаю. В последний четверг весь рабочий день штамповал контрольные карты на службы... Так вот посчитал - наших, отделовских мероприятий поставлено на контроль только 14%, остальное (из 74 К-карточек) указания начиная с МВД-ских до УВД-ских. А мне перед МВД-ской проверкой деваться некуда - не будет так называемых накопительных массивов по исполнению распоряжений вышестоящих - мне кирдык(((((

[Cerise]

Сообщение от Капитан2007

PS: коллеги, прошу помощи! Пришла бумага от вышестоящего...., требуют дать предложения по нормам положенности штатной численности сотрудников штабных подразделений. Может поможет кто..., советом?

Смотря какой у Вас бумагооборот. В идеале, как я думаю минимум по 2 инспектора на каждое направление надо бы, а то и по три (один - старший) Все завистит ио общей штатной численности вашего ОВД. Для себя бы сделала ст. инспектора по анализу, планирования и контролю, инспектор по информационной работе (или вместо их двоих - ст. инспектор по информационно-плановой работе), инспектор по УРД (можно старшего), ст. инспектора по статистике, и инспектора по ГО и ЧС. Ну и плюс начальник штаба, который в идеале может заменить любого из них. И если, СМИ висит за штабом - инспектора по СМИ, или включить в обязанности инспектора по информационной работе. А если придумают еще направления деятельности - то, соответственно, и инспектора надо.

Сообщение от Itanol

Смотря какой у Вас бумагооборот. В идеале, как я думаю минимум по 2 инспектора на каждое направление надо бы, а то и по три (один - старший) Все завистит ио общей штатной численности вашего ОВД. Для себя бы сделала ст. инспектора по анализу, планирования и контролю, инспектор по информационной работе (или вместо их двоих - ст. инспектор по информационно-плановой работе), инспектор по УРД (можно старшего), ст. инспектора по статистике, и инспектора по ГО и ЧС. Ну и плюс начальник штаба, который в идеале может заменить любого из них. И если, СМИ висит за штабом - инспектора по СМИ, или включить в обязанности инспектора по информационной работе. А если придумают еще направления деятельности - то, соответственно, и инспектора надо.

У нас бумагооборот примерно 1-2 тома дела по БГиГО в полугодие (если по листам то примерно 200-300 листов в каждом томе). Причем эти 2 направления тянет и еще корректировка планов и прочая "мукулатура" (итого получаем 3 направления) один ст. инспектор БГиГО. Нач УВД и нач штабу уже 5 год пытаемся объяснить, что 2-й инспектор просто необходим (как вода рыбе), но увы и ах ни каких тело движений с их стороны. Так и мучается бедная женщина с 3-мя напрвлениями.
Тут еще внезапно приехала к нам проверка из ОИД так её и в хвост и гриву за планы и готовность к действиям при БГ и действиям при ЧС, короче постави большой БАНАН.
Кого можно еще к этой работе припахать (оговорюсь нач. штаба ниче не понимает поэтому не лезет туда, как в принципе и большинство сотрудников нашего УВД)?

[nekto]

Сообщение от Гестапо

У нас бумагооборот примерно 1-2 тома дела по БГиГО в полугодие (если по листам то примерно 200-300 листов в каждом томе). Причем эти 2 направления тянет и еще корректировка планов и прочая "мукулатура" (итого получаем 3 направления) один ст. инспектор БГиГО.

Ууу, как все запущено. Я по БГиГО в одно личико все тянул. За год в аккурат три тома выходило. По БГ. По ГО отдельно (там мелочь, так сотня листов в год). Да еще и по УРД помогал. На должности просто инспектора.
Ваша дамочка видать, работать не шибко-то желает... Ускорьте волшебным пендалем.

Изменить что-то в штабе либеральными методами не получится. Познано на личном примере. Люди просто не готовы к этому. Белая пелена перед глазами, полковничьи погоны в заветных снах. Дикая самоуверенность в собственной необходимости. Неумение думать, делать правильные выводы. Неумение понять, что и как можно проще "разрулить", чтобы все было чики-пики и заниматься делом. Более того, полное непонимание, чем же реально нужно заниматься.
Это так, собирательный образ. Только это начальство.

А рядовые сотрудники. Видят свою бесполезность. Понимают бестолковость.. нет, даже вредность своей работы. Денег особо не имеют. Чего сидеть? Надеяться что что-то изменится? Получить звездочку и прибавку с ней в 300 рублей порванной майки в месяц? Раз сидят - значит нравится и все устраивает. И будут сидеть веки вечные, и будут писать контрольные карточки. И будут АППГ считать. Будут наказывать "плохишей"....

Валить, валить нужно. Не будет исполнителей - ни один генерал не полезет контрольные карточки печатать. Вот тогда и кончится эта хрень.

ИМХО, самый безболезненный выход

Сообщение от Grig

..Валить, валить нужно. Не будет исполнителей - ни один генерал не полезет контрольные карточки печатать. Вот тогда и кончится эта хрень.

интересный подход :) .. если опера все свалят никто преступления раскрывать не будет? а если дежурные заболеют, то вобще перступлений не будет т.к. их никто не зарегистрирует...
Контрольные карточки положены по приказу и никуда не денутся, возложат эту обязанность на других.

[Cerise]

Сообщение от Гестапо

У нас бумагооборот примерно 1-2 тома дела по БГиГО в полугодие (если по листам то примерно 200-300 листов в каждом томе). Причем эти 2 направления тянет и еще корректировка планов и прочая "мукулатура" (итого получаем 3 направления) один ст. инспектор БГиГО. Нач УВД и нач штабу уже 5 год пытаемся объяснить, что 2-й инспектор просто необходим

А еще просто необходим инспектор-программист по ответам на скоропостижные запросы прокуратуры. :) Недавно запрос (по телефону) в конце рабочего дня на выборку по КУСПам за 2 года! :) и к обеду что бы готово было! А там работы на 3 дня как минимум. Вот и сидим листаем в скоростнойм режиме... Когда своими отчетами заниматься и текучкое? :)

Сообщение от Grig

Изменить что-то в штабе либеральными методами не получится.

Может приведёте пример в какой службе можно? Неоднократно сталкивался, пока человек в исполнителях ходит, в лучшем случае в замах, горы готов свернуть, но как только садится в кресло начальственное, как правило все темы реформаторские проподают очень быстро. Любая более-менее значимая реорганизация требует определённой ломки существующего, что чревато, слишком много влияющих вводных способных оказать не тот эффект каторый хотелосьбы. А посему гараздо проще подзатянуть гайки ещё чуть-чуть, на пол шишички, вроде как и руководитель.
Проблема сложна, не обдуманными решениями можно всё разволить ни чего не построив.

Сообщение от Санчо

Контрольные карточки положены по приказу и никуда не денутся, возложат эту обязанность на других.

В одно место такие приказы. Бред это. Полный бред.

Сообщение от Санчо

интересный подход :)

Не спорю )

Сообщение от Санчо

если опера все свалят никто преступления раскрывать не будет? а если дежурные заболеют, то вобще перступлений не будет т.к. их никто не зарегистрирует...

Претсупления будут, ибо их совершение не зависит от регистрации дежурным.
Далее ход мысли абсолютно верный, не стал договаривать, думая что сами все поймут.
Если первые лица государства вовремя не спохватятся, и не изменят своего отношения к народу и к МВД, то действительно уйдут и опера и следователи - это же хорошо.
Да, будет хаос некоторое время. Трудный, очень трудный период.. Но это вынудит, с одной стороны общество задуматься о своей безопасности и начать действовать, а сдругой - вынудит действовать власть. И, посокольку, даже введенное военное положение не может длится вечно, правоохранительные органы придется создавать с нуля.

Все равно это менее кровопролитная ситуация, нежели недовольство пойдет именно от народа, не представителей власти.

masya, думать нужно меньше, соображать - больше.

Небльшую поправочку хочу добавить: вохможно СМ не из Москвы эти суждения кажутся очень уж категоричными и горячими мыслишками максималиста.

Единственное, что могу посоветовать - приезжайте в гости, где за чашкой чая за денек примерно обрисую бардак, который тут твориться. Мало того, от этого бардака каждый день страдают граждане.

Сообщение от Grig

Далее ход мысли абсолютно верный, не стал договаривать, думая что сами все поймут.
Если первые лица государства вовремя не спохватятся, и не изменят своего отношения к народу и к МВД, то действительно уйдут и опера и следователи - это же хорошо.
Да, будет хаос некоторое время. Трудный, очень трудный период.. Но это вынудит, с одной стороны общество задуматься о своей безопасности и начать действовать, а сдругой - вынудит действовать власть. И, посокольку, даже введенное военное положение не может длится вечно, правоохранительные органы придется создавать с нуля.

Сообщение от Grig

эти суждения кажутся очень уж категоричными и горячими мыслишками максималиста

Только не пойму, на что больше смахивает, на непротивление буддиста или максимализм анархиста

Сообщение от Grig

приезжайте в гости, где за чашкой чая за денек примерно обрисую бардак, который тут твориться

да не думаю, что ваш от нашего хоть чем то отличается, не то что бы принципиально, но и в деталях.

Сообщение от madoper

Заменить бумажную регистрацию электронной возможно при любом объеме при правильной кадровой политике

...... где же ее взять-то грамотную кадровую политику??

[Steve Vai]

Набросал, в Excel небольшой макетик, ничего особенного, 2 таблички Контроль руководителя и Контроль штаба, каждый руководитель может доделать для себя, или немного переделать. Суть такая в графе вид поручения можно добавить любой желаемый пункт, заранее уже вбил устное поручение,входящий номер,карточка ОДиР,контрольная карточка ШТАБА,
графа "содержание поручения" - пустая, в нее можно вписывать все ваши поручения, начиная от устных, заканчивая Входящей и исходящей корреспонденции.
Так же имеются графы "месяц число ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ"
Во все заголовки встроен АВТОфильтр (стрелочка вниз), благодаря которому можно без труда сделать выборку по виду поручения, по содержанию, по срокам исполнения, и по отметки об исполнении, в любой комбинации.

Во второй вкладке "База данных контроль штаба" можете посмотреть и использовать в качестве образца, как я это сделал у себя на работе, а руководители штабов могут сразу и использовать для себя.

Итого: Простенькая до примитива табличка в Excel которая поможет руководителю контролировать все процессы в его подразделении, контролировать сроки выполнения, делать фильтрацию по различным условиям, такой обычный электронный блокнотик, может кому то и пригодиться.
(Примечание) - в закладке контроль руководителя не печатайте на оранжевом фоне, там исходные данные, вбивать данные надо с 43 ячейки, т.е.с белого фона.

П.С. Никаких претензий не принимаю, не нравиться, доработайте под себя, хотя если у кого то будут просьбы, могу помочь и переделать файлик.

разместил на своем сайте :) размер - 310кб

[slavich77]

ГЕНИЙ, прикрепи, плиз, файл в теме. Что-то с сайта не качается :-(((